Notice d’information relative à la protection des données à caractère personnel
Mise à jour le 5/09/2024
Société QUINZE MAI (SASU AU CAPITAL DE 3 070 884,00 Euros - RCS NANTERRE 302 382 858 – 42 rue Barbès - 92120 MONTROUGE) ci-après dénommée « QUINZE MAI »).
QUINZE MAI est particulièrement soucieuse du respect de la vie privée des personnes et s'assure de traiter leurs données personnelles conformément aux bonnes pratiques en matière de confidentialité et à la législation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement général sur la protection des données No. 2016/679 (ci-après le « RGPD ») et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa dernière version en vigueur (ci-après la « Loi Informatique & Libertés »).
La présente Notice d’information relative au traitement des données personnelles (ci-après la « Notice ») a pour objet de communiquer les engagements pris par QUINZE MAI pour la protection des données personnelles traitées et de vous informer sur les traitements opérés par QUINZE MAI concernant les personnes s’inscrivant à l’évènement (ci-après « vous ») et leurs droits à ce titre.
QUEL EST LE ROLE DE QUINZE MAI ?
Pour rappel, le RGPD et la Loi Informatique & Libertés définissent :
- Le responsable de traitement comme la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement,
- Le sous-traitant comme la personne qui traite les données personnelles pour le compte du responsable de traitement,
- Les responsables de traitement conjoint comme deux responsables de traitement ou plus qui déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement.
Dans le cadre du traitement des données personnelles collectées, QUINZE MAI intervient comme responsable de traitement.
QUELLES DONNEES PERSONNELLES SONT TRAITEES PAR QUINZE MAI, ET A QUELLES FINS ?
QUINZE MAI traite ou est susceptible de traiter les catégories suivantes de données personnelles :
- Données personnelles d’identification : civilité, nom, prénom, adresse e-mail, téléphone ;
- Données personnelles liées à la vie professionnelle : raison sociale de l’employeur, adresse postale professionnelle, type de structure, secteur d’activité, fonction, service, implication dans le processus d’achat, objectif dans le cadre de la participation à l’événement et toutes données demandées dans le formulaire d’inscription ;
- Données personnelles relatives à l’événement : date et heure de participation, informations collectées lors du scan du badge visiteur par l’organisateur ou par l’exposant, notamment, sur des stands, zones d’animation, des espaces de prises de parole visités.
- Données des avis et contributions à propos de l’évènement.
Ces données personnelles sont traitées par QUINZE MAI pour permettre de poursuivre les finalités suivantes :
- Gestion et suivi de la relation visiteur lors de l’événement (base légale : exécution précontractuelle ou contractuelle – CGU) ;
- Prospection commerciale entre professionnels, communication de contenus personnalisés portant sur l’activité professionnelle ou le profil via newsletters, enquêtes de satisfaction (base légale : intérêt légitime).
- Prévention de la fraude ou mise en place de la sécurité du réseau et des informations de nos systèmes informatiques (base légale : intérêt légitime).
- Réalisation de statistiques et amélioration des services évènementiels (base légale : intérêt légitime).
QUINZE MAI pourra être amenée à fixer votre image et/ou votre voix sur des supports photos, audios ou vidéos lors de l’évènement. Les captations pourront être enregistrées et publiées y compris sur les réseaux sociaux conformément à notre intérêt légitime. Si vous ne souhaitez pas apparaître, vous pouvez couper votre caméra en cas d’évènement à distance, vous placer en fond de salle, de ne pas participer aux photos groupées, de ne pas faire un signe au photographe / cameraman, etc. en cas d’évènement en présentiel ou vous rapprocher du photographe pour lui demander de supprimer la photo avant qu’elle ne soit transmise à QUINZE MAI. En cas de diffusion, vous pouvez vous y opposer à tout moment dans les conditions d’exercice de droits prévues dans la présente Notice et QUINZE MAI supprimera la photo ou la floutera.
QUEL EST LE FONDEMENT JURIDIQUE DE LA COLLECTE DES DONNEES PERSONNELLES PAR QUINZE MAI ?
- Le traitement est nécessaire à l’exécution d'un contrat avec vous (adhésion aux CGU afin d’accéder au Salon ; gestion de la relation client) ;
- Le traitement relève de nos intérêts légitimes (prospection, prévention de la fraude ou mise en place de la sécurité du réseau et des informations de nos systèmes informatiques, réalisation d’études statistiques) ;
QUINZE MAI PARTAGE-T-ELLE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Destinataires internes : vos données personnelles peuvent être traitées par les collaborateurs internes de QUINZE MAI soumis à un engagement de confidentialité.
Destinataires externes : vos données personnelles peuvent également être communiquées par QUINZE MAI aux catégories de destinataires externes suivants
(*) La liste des exposants consultable sur le site internet de l’événement.
QUINZE MAI attire votre attention sur le point suivant : à l’occasion du Salon, lors de votre passage sur le stand d’un exposant, d’une de ses prises de parole ou d’une animation, vous avez la possibilité de présenter votre badge afin que celui-ci soit scanné par l’exposant. Vous consentez alors à ce que vos données personnelles (civilité, nom, prénom, établissement, ville, pays, fonction, email, téléphone) soient transférées à l’exposant, afin que celui-ci puisse vous adresser ses actualités.
Vous êtes informés que vous pouvez vous opposer à tout moment à la transmission aux exposants ou partenaires dans les conditions d’exercice des droits indiquées dans la présente Notice.
Afin de fournir ses produits et services, QUINZE MAI peut avoir recours à des prestataires se situant hors de l’Union Européenne (sous-traitants). Si le transfert a lieu vers un pays tiers dans lequel la législation n'a pas été reconnue comme offrant un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel, QUINZE MAI veille à ce que les mesures nécessaires soient mises en place conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD.
QUINZE MAI utilise des mesures techniques et organisationnelles appropriées conçues pour protéger les données personnelles traitées.
En tant que responsable de traitement, QUINZE MAI prend les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles traitées, conformément aux bonnes pratiques en matière de confidentialité et à la législation applicable en matière de données personnelles.
Dans l'éventualité où un évènement entraînant la réalisation des risques de modification, de disparition ou d’accès non autorisé à vos données QUINZE MAI s’engage à :
- Examiner les causes de l'incident ;
- Prendre les mesures nécessaires pour limiter les effets négatifs et préjudices pouvant résulter dudit incident ;
- Notifier l'incident à l’autorité compétente et/ou aux personnes concernées dans les plus brefs délais lorsque cela répond à une exigence légale.
En aucun cas les engagements définis au point ci-dessus ne peuvent être assimilés à une quelconque reconnaissance de faute ou de responsabilité quant à la survenance de cet incident.
PENDANT COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES CONSERVÉES PAR QUINZE MAI ? Des moyens de suppression effective des données sont mis en place dès lors que la durée de conservation ou d'archivage nécessaire à l'accomplissement des finalités déterminées ou imposées est atteinte. En tout état de cause, les données ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l'exécution des obligations définies lors de la conclusion du contrat, ou posées par la législation en vigueur.
Au-delà, elles pourront être anonymisées et conservées à des fins statistiques, notamment sous une forme agrégée.
Toutes les données nécessaires à la démonstration de nos obligations légales et contractuelles sont conservées pendant une durée de cinq ans après l’Evènement, dans une base d’archivage dédiée à la gestion du contentieux.
Les données comptables et de facturation pourront être conservées pendant 10 ans selon les durées légales de conservation applicables.
Pour les traitements ayant une finalité de prospection commerciale, vos données personnelles sont conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de vous. Par exemple, une visite sur un événement, une demande de documentation, un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel envoyé par QUINZE MAI (la simple ouverture d'un courriel n’est pas considérée par QUINZE MAI comme un contact émanant de vous).
EST-CE QUE QUINZE MAI UTILISE DES TECHNIQUES DE PROFILAGE ?
Lorsque QUINZE MAI envoie des contenus personnalisés, il est possible d’utiliser certaines techniques qualifiées de « profilage » (défini comme toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant les préférences personnelles, les intérêts, la situation financière, le comportement, la localisation, la santé, la fiabilité, ou les déplacements de cette personne physique).
Nous centralisons certaines données personnelles vous concernant, puis les analysons pour évaluer et prédire vos préférences personnelles et/ou intérêts. Sur la base de cette analyse, nous envoyons ou affichons des communications et/ou du contenu adapté à vos intérêts/besoins.
Vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation à des fins de « profilage » de vos données (cf. ci-dessous).
QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Conformément à la loi Informatique & Libertés et au RGPD, vous pouvez à tout moment exercer votre :
- Droit d’accès : vous pouvez demander à QUINZE MAI des informations sur les traitements dont les Données vous concernant font l’objet et la copie desdites Données.
- Droit de rectification : vous pouvez demander la rectification des Données inexactes vous concernant lorsque celles détenues par QUINZE MAI sont erronées ou incomplètes.
- Droit à l’effacement : vous avez le droit d'obtenir de QUINZE MAI l'effacement de vos Données lorsqu’un des motifs prévus par la réglementation existe (inutilité des Données, retrait de votre consentement pour les traitements fondés sur ce dernier, etc.).
- Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos Données y compris à des fins de prospection commerciale. Vous pouvez vous désinscrire ou vous opposer à la réception des messages de prospection commerciale de QUINZE MAI à tout moment. Il suffit simplement de cliquer sur le lien de « désinscription » dans tout courriel ou toute communication que QUINZE MAI vous fait parvenir ou d’adresser un mail à data@15-mai.com notamment si vous refuser la transmission de vos données à des tiers (voir catégories de destinataires).
- Droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir les Données dans un format exploitable. Ce droit ne concerne que le cas où les Données sont fournies à QUINZE MAI par vous-même ou qu’elles résultent de l’utilisation que vous faites de ces services. Ces Données sont traitées sur la base de votre consentement ou de l’exécution d’un contrat.
- Droit à la limitation : vous pouvez demander à QUINZE MAI la suspension du traitement de vos Données lorsqu’un des motifs prévus par la réglementation existe (contestation de l’exactitude des Données, etc.).
- Droit d’opposition au profilage : vous pouvez vous opposer au profilage en contactant QUINZE MAI aux coordonnées ci-dessous.
Enfin, vous avez le droit de faire part à une autorité de contrôle compétente, en particulier dans l'Etat membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où vous pensez qu’un manquement présumé de vos droits s'est produit, de toute préoccupation concernant la manière dont vos données personnelles sont traitées.
En France, l’autorité de protection des données personnelles est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, ou « CNIL » – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.
FIN DU DOCUMENT
